経費の電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法（以下 電帳法という）が令和３年度税制改正により、手続きや要件が抜本的に見直されました。この電帳法は、保存対象を３つ（国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引データ）に分けて説明されているのですが、中小企業の総務・経理責任者の方（以下 中小企業者という）を悩ませているのが、令和４年１月１日から電子取引データは電子データのままで保存することが義務となっていることです。（但し、令和４年１月１日から令和５年１２月３１日まで、保存要件を満たすことができなかった場合は紙媒体での保存が容認されます。）
今回のブログでは、経費に関わる電子帳簿保存法への対応について述べたいと思います。
なぜ、経費に関わる電帳法対応がわかりにくいか
経費とは、接待費、会議費、旅費交通費・宿泊費、車両費、消耗品費、新聞図書費、水道光熱費、広告宣伝費などのことをいいます。
この経費に関わる請求書や領収書・レシートは日常的に誰が受け取っているでしょうか？
電気代、ガス代、水道代のような会社全体に関わる経費の請求書は、総務部門や経理部門が代表して受け取っています。しかし、接待費のレシート、宿泊費の領収書、消耗品購入の請求書やレシートは利用した従業員が個人で受け取ります。
加えて、最近では紙で受け取るもの、Webサイトからダウンロードするもの、クレジットで決済したもの、交通系ICカードで決済したものが混在している現状です。
では、これらを電帳法に基づいて対応するためには何をしなければならないのか？どのようなルールを社内に作ればよいのか、悩ましいところがあります。
スキャナ保存と電子データ保存
電帳法がわかりにくいので、経費に関わる請求書、領収書、レシートをすべて電子データとして保存しなければならないと勘違いされることがあります。
電帳法ですべての企業に令和6年1月1日から義務化されるポイントは、「電子データでしか発行されない請求書や領収書は電子データとして探せるように保存しておいてください」ということです。
紙で受け取る請求書や領収書は、今まで通りの処理方法、管理方法を続けても問題はないということです。
しかし、この機会に紙で受け取る請求書や領収書をスキャナやカメラを使って電子データ保存して、一気にペーパーレス化を進めるというのも良い取り組みであると思います。
絶好の機会と目論むIT業界
電帳法の対応は、請求書や領収書を受け取り、どのように保存するかに焦点が当たっていますが、それを発行する企業側にも、この機会にペーパーレス化と効率化を図り請求書を電子データでのみ発行しようとする動きが出てきます。
よって様々な企業の「印刷⇒郵送⇒受取・保存」の業務プロセスをIT化するためのクラウド型のサービスが出てきています。
例えば
- 納品書・請求書を得意先にPDFで一括送信する又はダウンロードさせるツール
- 紙の請求書、領収書をスキャナ登録するときに、OCR機能で自動で取引登録までできるツール
- スマートフォンのカメラでレシートを撮影し、経費の立替え払い申請のワークフローを流すことにより、経費申請業務と電帳法に基づく電子データ保存を一括で行うツール
- 会計システムのオプション機能ツールとして提供されていてデータ連携できるツール
インターネットで「電帳法 対応」で検索すると、たくさんのツールの広告が出てきます。
まずは「義務化」の対応
まず第一に押さえるべきは、電帳法が求めている「義務化」の部分です。
当社においてはが該当するのか（どの請求書、領収書が該当するか）を明確にすることであると思います。
そして、以下のルールを決めることです。
- 電子データでのみ請求書、領収書を発行する会社を特定し、リストを作る
- 電子データを、社内システム（サーバ）のどこのフォルダに保存をするか。
- 保存するときに、ファイル名をどのようにして保存するか（ファイル名基準）
- 経費の支払い申請（立替え払い申請）を、紙に印刷して今まで通りおこなうのか？これまでとは違う業務処理に変更するのか
上記の４つを最低限決めておけば、「義務化」部分には対応できると思います。
次はペーパーレス化と経費申請システム導入の検討
ペーパーレス化と経費申請や精算業務の効率化により、大きな効果が期待できるのは、営業担当者など社外で活動するメンバーが多い場合、さまざまな部門があり、方々から経費の決裁や支払申請が出る場合、ではないでしょうか？
導入にあたっては具体的なクラウド型システムやツールを２～３つ検討すると思いますが、現場で活躍している従業員が一番喜びそうなシステムを検討すればよいのではないでしょうか？
そのためにも、現場で活躍している従業員をシステムの検討メンバーに加えて意見を聴いてください。
経費精算業務のため、交通費精算のために事務所に戻って事務作業をしなければならないなど、非効率な業務をなるべく減らすことができるものが良いと思います。
今、世の中に出ているクラウド型のITツールであれば、ほとんどが電帳法のスキャナ保存要件を満たしているので、電帳法対応を心配する必要はありません。
私の場合・・・
私の場合は、個人事業ですが会計Freeeのクラウドシステムを利用しています。
アマゾンで購入する、消耗品や書籍の領収書はアマゾンのサイトからPDFでダウンロードし、そのPDFのまま、会計Freeeで取引登録をします。
接待で利用した飲食店から受け取ったレシートは、スマートフォンで会計Freeeアプリを起動し、カメラ撮影すると、OCR機能で日付、金額は自動登録され、取引は接待費として類推されますので、不足している情報を追記し取引登録を行います。紙のレシートはすぐに破棄しています。
これで、電帳法の対応はできていますし、ペーパーレス化もできていることになります。
とても楽ですし、効率化も図れ、会計処理も滞ることもありません。
まとめ
スマートフォンのカメラによって現場からのペーパーレス化に取り組むことができます。
現場で活躍する従業員の生産性向上にもつながります。ぜひ、前向きにご検討されることをお勧めします。